Les bonnes pratiques de télétravail

Nous vous exprimons en premier lieu tout notre soutien et notre solidarité dans ce contexte sanitaire inédit. 

Dans cette période de crise sanitaire que nous traversons sur le territoire national et dans le monde, le gouvernement, suite au passage au stade 3 de l’épidémie, a pris des mesures, qui conduisent la majeure partie des entreprises et du monde de l’enseignement à s’adapter, en basculant notamment sur du télétravail.

La règle, pour éviter au maximum la propagation du virus Covid-19 demeure le confinement. Ce dernier a pour effet d’augmenter fortement l’utilisation du numérique pour travailler mais aussi pour se distraire en regardant par exemple des séries en streaming. 

L’Italie a par exemple connu une hausse de 70% de son trafic Internet à l’échelle nationale en une semaine de confinement. La question de l’effondrement d’Internet mérite donc d’être posée. Usbek & Rica y répond très bien : les réseaux peuvent absorber des pics de consommation mais la saturation à certains niveaux n’est pas impossible. Autrement dit, il est vivement recommandé d’adopter une sobriété numérique dans ses usages.

Aussi, en tant qu’Institut du Numérique Responsable, acteur engagé dans la réduction des impacts du numérique sur l’environnement, le social et l’économie, nous appelons a un usage raisonné du numérique.

En particulier en ces temps où l’éducation de nos jeunes et le maintien des emplois passent par l’utilisation des réseaux, nous vous invitons à limiter, l’utilisation de ces derniers à des usages raisonnés. 

ÉTAT DES LIEUX DE LA SITUATION EN FRANCE & EN EUROPE

Un certain nombre d’annonces ont été faites par rapport aux pics de consommations attendus et d’ores et déjà constatés. Les Fournisseurs d’Accès Internet (FAI) et hébergeurs se déclarent mobilisés pour éviter l’effondrement d’Internet. Le gouvernement qui pourrait imposer la réduction globale des débits en lien avec les opérateurs telecom pour éviter toute interruption de service a d’ores et déjà pousser certains acteurs, du streaming video, à modifier leurs services. Objectif : prioriser le trafic pour le télétravail. 

Outre cette mobilisation et cette vigilance, certains acteurs, notamment dans le streaming video, ont pris les devants : 

• Netflix lui-même, mauvais élève en terme de consommation électrique – mais qui déclare vouloir faire des efforts, en acteur responsable, a décidé de réduire ses débits dans toute l’Europe pour les 30 prochains jours. Objectif : réduire le trafic de Netflix en Europe de 25% tout en assurant une qualité de services à ses membres.
• Disney a également pris la responsabilité de décaler le lancement de son offre Disney+, plate-forme de streaming vide en ligne, initialement prévu le 24 mars.
• Enfin, Google a emboîté le pas à Netflix, en acceptant, sous la pression du gouvernement et du commissaire européen au marché intérieur Thierry Breton, de baisser l’ensemble du trafic video de YouTube en qualité standard.

COMMENT RÉDUIRE SON EMPREINTE PROFESSIONNELLE EN PÉRIODE DE TÉLÉTRAVAIL À PLEIN TEMPS ?

Afin de limiter votre empreinte numérique et donc vous-même contribuer à la non-saturation du réseau internet, vous pouvez agir en tant que télétravailleuse/télétravailleur, en appliquant et/ou en diffusant au sein de votre entreprise, quelques règles simples pour adopter les bons gestes en télétravail.

Les appels téléphoniques

• Privilégier les appels par téléphone aux appels via un logiciel (Skype, Zoom, Go To Meeting, Whatsapp, Messenger, etc.).
• Veiller à désactiver l’option “Appels WiFi” de votre téléphone. Si l’option est activée, les appels passent par le réseau internet ; si elle ne l’est pas, les appels passent par le réseau téléphonique.
• Lorsque vous utilisez des logiciels pour appeler, faire une conférence téléphonique (visio, conf call, etc.), adoptez les bons réflexes :
  • couper les caméras (une fois que vous avez salué les personnes, si vous souhaitez apporter un peu de chaleur humaine à cette réunion) ;
  • demander aux participants de couper leur micro lorsqu’ils ne participent pas. Cela évite les interférences et l’envoi/réception de données en permanence de la part de chaque participant ;
  • Limiter le partage d’écrans : privilégier le partage de liens de téléchargement s’il s’agit d’un document à parcourir avec les participants, ou le partage de liens de sites internet s’il s’agit de montrer des ressources en ligne. Pour ce faire, des outils de clavardage (chat) sont disponibles dans les logiciels de conversation en ligne ;
  • Privilégier les appels téléphoniques pour vos conférences téléphoniques lorsqu’il n’y a pas nécessité de partager de l’image.

Les emails

• Limiter les destinataires : limiter autant que faire se peut, les envois à de multiples destinataires. Limiter le nombre de personnes en copie. Limiter également le “répondre à tous”. 
• Limiter le nombre d’emails envoyés : groupez les sujet au sein d’un même email.

Les pièces jointes des emails

• Éviter au maximum les pièces jointes pour les envois à plusieurs destinataires. 
• Utiliser des outils comme Firefox Send pour partager vos fichiers.  
• Compresser les fichiers avant de les partager ! En dehors des images, privilégier l’envoi de fichiers au format PDF, s’ils n’ont pas besoin d’être modifiés par le destinataire ; ils sont souvent plus légers.

Scinder votre réseau WiFi en 2 

Aujourd’hui la plupart des box ont deux WiFi (WiFi 2.4GHz & 5GHz). Si des box aujourd’hui réunissent les deux signaux en un seul pour automatiser le choix de la bande de fréquence à la meilleure optimisation possible en temps réelle, il est tout à fait possible de séparer les deux réseaux. Quel intérêt ? Ainsi vous pouvez dédier un réseau pour vos enfants et un réseau pour le télétravail. De cette manière vous assurez un bon partage de la bande passante.

Applications en fond de tâche

• Fermer votre boîte email évite que l’application tourne en permanence pour récupérer des emails sur le serveur.
• Slack, Microsoft Team, etc. : idem, vous pouvez fermer ces applications et les ouvrir ponctuellement. 
• Couper votre WiFi quand cela n’est pas nécessaire d’être connecté.

Notre conseil : vous pouvez fonctionner par cycle de 30 minutes :

• 25 minutes pour réaliser une tâche ;
• 5 minutes de pause ;
• Le temps qu’il faut pour traiter vos emails et/ou vos messages de messageries instantanées type Slack, etc.
• Puis vous recommencez !

C’est la méthode Pomodoro, revisitée pour y inclure les messages. Cependant, vous pouvez tout à fait consulter vos messages moins souvent !

Navigation internet 

• Limiter le nombre de recherches sur les moteurs de recherche par recherche vocale.
• Privilégier la navigation par favoris et par URLs directes plutôt que de passer par l’étape intermédiaire du moteur de recherche.
• Ne pas vider le cache de votre navigateur : vous pouvez facilement accéder aux URL déjà visitées sans avoir à les rechercher à nouveau. 
• Limiter le nombre de vidéos visionnées et privilégier une qualité d’affichage basse.

Confort du télétravail

• Limiter la musique en streaming, privilégier la musique préenregistrée : 
  • Sur Spotify, il est possible d’activer l’”écoute hors-connexion”, ainsi votre musique est enregistrée sur votre ordinateur ;
  • Sur Spotify toujours, il est possible de diminuer la qualité de la musique écoutée de Très Elevée à Normale ;
  • Proscrire l’écoute et le partage de musique par YouTube : pour écouter de la musique, la vidéo n’est pas obligatoire.
• Enfin, pensez à nettoyer régulièrement vos outils numériques de travail (et outils personnels). Une bonne hygiène est indispensable pour limiter l’accumulation de microbes sur vos équipements et pour un meilleur confort d’utilisation.

Ainsi en se limitant le plus possible à une utilisation prioritairement professionnelle et éducative, nous permettons toutes et tous de limiter notre impact sur l’économie et assurons un enseignement efficient.